Scegliere di accedere ad una piattaforma digitale a cui affidare l’invio della propria corrispondenza è la nuova frontiera per la gestione della posta massiva, sempre più adottata da contesti professionali e aziendali di ogni tipo, per semplificare e velocizzare i loro lunghissimi iter amministrativi.
Mavasoft ha scelto già da tempo di lanciare, nell’ambito del suo HUB Digitale Serviziweb.io, il servizio di Posta Ibrida in collaborazione con Poste Italiane, Leader assoluto nell’offerta dei servizi postali.
Questa entusiasmante Partnership ha determinato rapidamente un’ampia crescita del segmento commerciale, con il conseguente aumento delle richieste specifiche da parte dei consumatori finali.
Ecco che tra le varie esigenze, è sorta fin da subito la necessità di validare efficacemente e legalmente le proprie comunicazioni, spesso destinate a soggetti privati o societari, per i quali risulta fondamentale determinare senza alcuna ombra di dubbio, oltre che la tracciabilità dell’invio, il suo contenuto e l’avvenuto recapito.
Ai dubbi sulla reale Validità Legale di una Raccomandata Online, e a come sia dimostrabile che il contenuto della comunicazione, presente all’interno della busta inviata attraverso la piattaforma digitale, corrisponda esattamente al documento immesso nel sistema in fase di invio, Poste Italiane risponde intervenendo in modo chiaro e diretto:
Inizialmente, l’unico modo ritenuto valido sotto un profilo legale e in fase di giudizio, era certificare il contenuto della missiva mediante apposizione di Timbro Digitale. Successivamente si è pensato all’introduzione di un aggiornamento funzionale che ha reso più sicuro e semplice il metodo con il quale si certifica legalmente il contenuto di una Raccomandata Semplice o A/R inviata online.
Il nuovo processo messo in atto prevede anzitutto l’abilitazione del Ritiro Digitale della raccomandata semplice o a/r, con specifico numero di riferimento autorilasciato da Poste Italiane, qualora la busta inviata sia indirizzata a un cittadino italiano, in possesso di codice fiscale, specificando i dati e l’opzione in fase di invio.
In seguito all’invio, è possibile richiedere la Ricevuta di Accettazione. Tale ricevuta rappresenta un file Firmato e Marcato temporalmente da Poste Italiane, la quale certifica l’invio di un documento al suo destinatario, (senza però specificare il suo contenuto).
Infine, dopo la ricezione di un Esito Definitivo da parte dei sistemi di Poste Italiane, è possibile ottenere la restituzione del documento postalizzato che rappresenta il file fornito all’atto della creazione della spedizione, ma firmato e marcato temporalmente da Poste Italiane e che in questo caso certifica il contenuto della busta, con il numero di raccomandata che lei stessa ha rilasciato.
Questi 3 passaggi sono in grado di stabilire in maniera univoca, inequivocabile e certificata:
- A CHI è stata inviata la comunicazione
- QUANDO è stata inviata
- COSA conteneva
Ne consegue che in fase di “eventuale contraddittorio”, ad esempio in caso di un destinatario “fraudolento” che potrebbe obiettare che il contenuto della comunicazione presente all’interno della busta, era in realtà un semplice foglio bianco, l’onere di confutare i due attori, mittente e Poste Italiane, e di presentare le opportune prove a sostegno, viene di fatto lasciato al destinatario.
Tale processo è stato di fatto concepito, a completa tutela e garanzia della spedizione effettuata, e del relativo contenuto, risolvendo in via definitiva le problematiche sollevate da numerosi utenti.
Anche in questo caso, come per ogni intervento effettuato, il nostro motto è: “Sempre in cerca di soluzioni. E che siano convincenti”.